請求書をはじめて作った時、解らない事が結構多かったな…ということで請求書についてまとめてみました。その1は基本的な書き方・作り方について。
文字なんて読んでいられない！ポイントだけ知りたい！という方は下記の漫画をご覧下さい。
請求書の作成方法
まずは請求書の作り方です。
エクセルで作る
周りはこの作り方が多いです。「請求書 エクセル テンプレート」等で検索するとたくさん出てくるので、自分に合ったものを選べば良いと思います。
自分好みに項目や名称をカスタムしても良しです。
パソコンにexcel入って無いよー！
そんな人もいるかもしれません。excel、持っていなくても大丈夫です。実は私もオフィス系のソフトは1つも持っていません。
エクセルの代わりになるものが色々あるのでそれを使えば事務作業くらいなら特に困らないです。
エクセルの代わりになるもの
これらでほぼエクセルと同じ事ができます。open officeはフリーソフトなので使用の際は自己責任で。調べてから使うのをおすすめします。
私はopen officeでエクセルのテンプレートを開いて請求書を作っています。
クラウドサービスで作る
ネット上で入力するだけで請求書が完成するやつです。
日々の記帳と書類作成を一緒に管理できたりするサービスもあるので、使い慣れている人にとっては凄く便利かも。
使ったこと無いので解りませんが、これからこういうのが色々増えていくのかもですね。
この辺が有名だと思います。有料プランと無料プランあり。
手書きで作る
昔ながらの作り方です。文房具店とかで売っている転写式になってるあれです。
こんな感じですが、自分に合った作りやすいやり方を選べばオッケーです。
請求書の書き方（基本）
請求書には法的な決まりは特に無いので好きなフォーマットで作って大丈夫なのですが、とりあえず下記の項目があればOKです。
- 金額
- 請求内容・品名
- 振込先
- 住所氏名と捺印
- 請求相手の名称
作成例
- 日付
作成した日等。相手の事務処理の都合で、日付指定される事もある。 - 住所氏名・捺印
電話番号やメールアドレスを入れてもok。相手によってたまに作家名を一緒に書くこともある。
捺印は商習慣によるものなので押さなくて良い時もあるよ！
- 相手の会社名
請求相手の名称。「御中」を忘れずに。担当者名を入れる方もいるようですが、会社に請求というイメージなので私は会社名のみにしています。まあどっちでもいいんだろうけど。 - 件名
これも無くても問題ないけど、あると相手も自分も見返す時に楽だと思う。 - 請求金額合計
消費税を含めた合計金額を書く。「税込請求金額」と書いても良いかも。 - 請求内容
単価が決まっていないグロス発注の場合は「一式」とすればok。
※グロス発注＝1点◯円ではなく1冊◯円等 - 振込先
銀行名、支店名、口座番号、預金種別、名義を書いた下辺りに「※恐れ入りますが振込手数料はご負担願います」と書いておく。
こちらが振込手数料を負担する契約の場合は書いちゃダメ。
たまに相手に「このフォーマットで」と項目や内容などを指定される事もあるので、その時は相手の指示に従いましょう。
相手が作ってくれた請求書に捺印だけして返送するところもあったりする（これ、めっちゃ楽ちんでありがたい!!）
請求書の書き方（消費税別の場合）
ギャランティが「金額＋税」のように税別だった時の書き方です。
小計と消費税の項目をプラスします。端数を四捨五入か切り捨てか取引先に確認しておくのを忘れずに。（会社によって違う）
件名の下の請求額合計部分も、
「請求金額合計〇円（内消費税〇円）」
とカッコで内消費税〇円と書くようにしても良いかと。
消費税を分けて記載するとどうなる？
- 源泉徴収税の計算が変わってくる場合がある。
- 年売上が1000万を超えて消費税を納めないといけなくなった時に計算が楽かも。
1つ目の「源泉徴収の計算」は、こちらにはあまり関係なかったりもするのですが気になる方は下記をどうぞ。
請求書の送り方
請求書が完成したらいよいよ相手に送るわけですが、送り方は郵送かメール添付になります。仕事完了時に相手に指示されると思います。
メールで送る
作った請求書を書き出すorスキャンし、データ（PDF）にして添付して送ります。
メールでOKのところは印鑑はいらないところが殆どですが、たまに印鑑も必要なところもあるのでその時は印刷したものに捺印→スキャンしてPDFにする感じですね。ちょっと面倒。
デジタルデータの印鑑でも問題無いと聞いた事もありますが、相手の会社に確認したらNGなところもあると思うのでやはりこれも要確認で。
郵送で送る
A4かB5サイズに印刷し（A4が多いかな？）、添え状を入れると丁寧です。
最近はペーパーレス化で添え状を省く人も結構いるらしいですが、今の所私は入れています。
封筒の左下、横向きなら右下に赤で「請求書在中」と書いて送ります。
添え状や封筒の「請求書在中」にあしらいのイラストを入れる人も多いです。お堅い企業の時は控えますが、児童書の仕事の時などは結構イラスト描いたりしています。
印象づけるためにオリジナルの封筒を作る方もいますね。
その1 まとめ
- 請求書は法律に基づくものではなく、慣習や商習慣によるもの
- 税務上の信憑書類となるのであった方が良い
- 税込と税別の時で書き方が変わる場合がある
- 指示があれば従い、無ければ自由に作る